Automatizare Inteligentă a Proceselor în Back-Office ERP — 65% Mai Puține Atingeri Manuale pentru un Operator Logistic

• −65% — Atingeri manuale de back-office
• 89% — Rata de potrivire factură-comandă (automatizată)
• 6 min → 45 sec — Timp de introducere a comenzii
• −70% în 8 săptămâni — Restanță de excepții

Problema

Operatorul folosea un ERP consacrat pentru comenzi de transport, facturare și inventar de depozit, dar echipa de back-office încă re-introducea manual detaliile comenzilor din emailuri și PDF-uri, potrivea manual facturile transportatorilor cu comenzile și urmărea excepțiile (greutăți nepotrivite, dovezi de livrare lipsă, discrepanțe de tarif) în foi de calcul. ERP-ul funcționa bine — munca manuală din jurul lui nu se scala odată cu volumul, iar înlocuirea completă a ERP-ului nu era nici dorită, nici necesară.

Ce a construit Visual-AI-Labs

Visual-AI-Labs a adăugat un sistem de automatizare inteligentă a proceselor (IPA) peste ERP-ul existent, în două cicluri de 30 de zile, fără a-l înlocui. Ciclul 1 a livrat extragerea documentelor (emailuri de comandă, confirmări de tarif, dovezi de livrare, facturi ale transportatorilor) cu scriere directă în ERP prin API, plus potrivirea automată factură-comandă cu scor de încredere. Ciclul 2 a adăugat o coadă de gestionare a excepțiilor care grupează neconcordanțele după cauză principală, sugerează o rezolvare și direcționează orice caz ambiguu către specialistul potrivit din back-office — în locul unei foi de calcul partajate, netriate.

• Extragere de documente (email, PDF, dovadă de livrare scanată) cu scriere directă în ERP-ul existent, prin API
• Potrivire automată factură-comandă cu scor de încredere per potrivire
• Coadă de excepții grupate după cauza principală, cu o rezolvare sugerată
• Fără înlocuire de ERP — stratul de automatizare funcționează alături de sistemul actual
• Dashboard operațional săptămânal: atingeri automatizate, volum de excepții, acuratețe de potrivire

Rezultate

Atingerile manuale de back-office au scăzut cu 65% în primele două luni de la lansare. 89% din facturile transportatorilor sunt acum potrivite automat cu comenzile aferente, față de un proces majoritar manual anterior. Timpul de introducere a unei comenzi a scăzut de la aproximativ 6 minute la 45 de secunde, iar restanța de excepții — anterior în creștere de la o săptămână la alta — s-a redus cu 70% în 8 săptămâni, pe măsură ce direcționarea și gruparea după cauză principală și-au făcut efectul.

Tehnologie și proces

Visual-AI-Labs a derulat două cicluri succesive de 30 de zile, cu demo-uri săptămânale pe un mediu shadow înainte ca vreo cale de scriere să ajungă live. Logica de extragere și potrivire rulează independent de nucleul ERP-ului, apelând API-ul existent al acestuia — astfel operatorul păstrează control deplin asupra sistemului de evidență, câștigând totodată un strat de automatizare care poate fi extins (sau dezactivat) fără a perturba operațiunile zilnice.

Discutați un proiect similar cu Visual-AI-Labs →